Comment devenir efficace

Efficace selon Drucker

Tous les cadres qui sont efficaces ont dû apprendre à devenir efficaces. Et tous l’ont fait en pratiquant l’efficacité jusqu’à ce que cela devienne une habitude.” – Peter F. Drucker.

Quels sont les éléments qui font que l’on dit d’un cadre qu’il est efficace ? Et, de façon plus générale, comment faire pour devenir efficace dans son travail ?

Voici les questions auxquelles répond Peter Drucker dans le guide The Effective Executive (L’efficacité, objectif n 1 des cadres – pour la version française).

On ne naît pas efficace, on le devient

L’efficacité est une habitude. Et comme toute habitude, elle s’acquiert en répétant une série de pratiques. Ci-dessous le modèle de Peter Drucker pour devenir efficace :

1/ Maîtrisez votre temps;

2/ Concentrez-vous sur vos résultats extérieurs;

3/ Construisez sur toutes les forces disponibles;

4/ Allouez votre temps et votre énergie aux domaines où vos résultats auront le plus d’impact;

5/ Développez un système pour prendre des décisions efficaces.

Voyons maintenant ces 5 pratiques de façon plus approfondie :

#1 : Maîtrisez votre temps

Votre temps est votre ressource la plus précieuse. Pour la maîtriser, vous devez procéder en trois étapes :

1/ Enregistrez votre temps. Tenez un journal précis de vos activités (ne faites pas confiance à votre mémoire car c’est un mécanisme de révision dynamique). Cette opération vous permettra de savoir où passe réellement votre temps.

2/ Gérez votre temps. Une fois que vous connaissez l’usage véritable de votre temps, vous pouvez commencez à l’allouer de façon efficace. Faites particulièrement attention à éviter les personnes qui vous consomment beaucoup de temps; et celles qui vous gaspillent votre temps.

3/ Consolidez votre temps. Pour être efficace, vous devez vous planifier de larges séquences de travail seul sur vos tâches importantes. Durant ces moments de concentration, évitez les contacts avec les autres personnes. De façon générale, évitez les réunions qui durent trop longtemps; elles ne sont jamais productives.

Toutes ces opérations de gestion de votre temps vous permettent d’analyser finement si l’allocation de votre temps est optimale. Occasionnellement, regardez votre journal sur une période antérieure de plusieurs mois. Analysez les tâches attendues, le temps passé et les résultats obtenus; et faites un feedback sur l’utilité du temps que vous avez accordé aux différentes activités. Supprimez le temps accordé aux tâches non productives.

#2 : Concentrez-vous sur votre contribution

Le cadre efficace se concentre sur sa contribution (et non pas sur ses efforts). Il se demande constamment : “En quoi puis-je contribuer qui va significativement affecter les performances et les résultats de l’institution pour laquelle je travaille ?”.

Celui qui veut être efficace prend la responsabilité non pas sur son seul résultat immédiat mais sur celui qu’aura son action comme résultat global pour l’organisation.

De plus, la concentration sur la contribution amènera d’elle-même les quatre éléments requis pour que s’établissent des relations humaines efficaces :

1/ La communication : La perspective de la contribution globale permet au cadre efficace de dépasser le champ de son expertise spécialisée pour communiquer au mieux ses contributions à des personnes issues d’autres métiers. Il comprend que ses outputs sont les inputs d’autres personnes. Aussi, il ajuste ses productions selon le destinataire pour obtenir le plus gros impact possible.

2/ Le travail d’équipe : Le focus sur la contribution amène le cadre efficace à avoir le meilleur travail en équipe possible. Un travail efficace est généralement produit par une équipe avec des personnes ayant différentes connaissances et différentes compétences. Quand l’un prend l’habitude de recevoir d’un contributeur un output opérationnel, un cercle vertueux d’échange de contributions se met en place.

3/ Le développement personnel : La progression personnelle dépend dans une large mesure du focus sur la contribution. Lorsque le cadre efficace se demande “quelle est la plus forte contribution que je peux faire à la performance de l’organisation ?” il se demande également “quel est le développement personnel qu’il me faut ? De quelles formations ai-je besoin pour développer le savoir et les compétences requises ?”

4/ Le développement collectif : Le cadre efficace qui se concentre sur sa contribution stimule également son entourage (collègues, n-x et n+x). Par son action, il fixe des standards élevés qui inspirent ceux avec qui il travaille.

#3 : Construisez sur les forces

Pour atteindre des résultats, il faut utiliser toutes les forces disponibles : celles des associés, celles des collègues, des subordonnés, des supérieurs. Les forces sont les ressources que le cadre efficace doit exploiter.

Faites en sorte que votre emploi soit exigeant. Seul un emploi exigeant va pousser quelqu’un à progresser et à donner le meilleur de lui-même.

Tout le monde a des points faibles. Voyez si les points faibles ne sont pas pénalisants pour l’accomplissement de la tâche; et si les points forts sont particulièrement adaptés à la tâche. Si c’est le cas, cette tâche est pour vous. Quand les autres se plaignent de leur incapacité à faire quelque chose, le cadre efficace avance et produit.

Comment construire sur les forces de votre n+1 ? Le cadre efficace sait que son n+1 est un humain et qu’il a donc ses forces et ses limitations. Détectez ses points forts, son mode de fonctionnement et préparez-lui des inputs sur-mesure. “De quoi a-t-il besoin pour utiliser ses forces ?” est la question que vous devez vous poser.

#4 : Faites d’abord les choses importantes

S’il devait y avoir un secret à l’efficacité, ce serait la concentration. La concentration désigne le courage d’imposer ses propres décisions d’allocation de temps à ce qui compte réellement.

Le cadre efficace fait les choses importantes en premier ; et il procède en réalisant une chose à la fois. Alors, comment font “ces gens qui font tant de choses” ? Ils font une chose à la fois. Le cadre efficace doit donc s’accorder des tranches de temps pour les tâches importantes.

Toutefois, les choses importantes changent au fil du temps, selon les priorités. Le cadre efficace doit donc s’assurer qu’aucune ressource n’est investie dans un passé qui n’est plus productif.

Des règles pour identifier vos priorités

C’est le courage plutôt que l’analyse qui dicte les règles importantes pour identifier les priorités :

1/ Choisissez le futur contre le passé;

2/ Concentrez-vous sur les opportunités plutôt que sur les problèmes;

3/ Faites vos choix en conscience plutôt que par défaut;

4/ Visez haut, visez quelque chose qui va faire la différence, plutôt que quelque chose qui est sûr et facile à faire.

Il est plus productif de convertir une opportunité en résultat que de résoudre un problème. Aussi, lorsque vous accomplissez une priorité, effectuez une analyse de la situation globale pour voir si votre ancienne seconde priorité est bien devenue la nouvelle priorité. Il est en effet probable que ce ne soit plus le cas.

#5 : Prenez de bonnes décisions

Les cadres ont la responsabilité de prendre des décisions qui peuvent avoir un impact significatif sur l’organisation. Ce sont la performance et les résultats qui définissent l’efficacité.

Un cadre efficace est donc un cadre qui prend de bonnes décisions. Il n’essaie pas simplement de résoudre des problèmes ponctuels. Il tente de prendre quelques décisions au plus haut niveau conceptuel de compréhension pour avoir le plus d’impact possible.

Les principaux éléments du processus de prise de décision efficace :

1/ La réalisation de la nature du problème : spécifique ou générique ? Assurez-vous qu’un problème qui semble spécifique ne soit pas générique. Et si le problème est générique, il faudra passer par l’établissement d’un principe (une règle);

2/ La définition des spécifications que la réponse au problème doit satisfaire. Quels sont les objectifs à atteindre ? Qu’est-ce que la décision doit accomplir ? Quelles sont les conditions à remplir ?

3/ La visualisation de la solution (avant tout compromis). Vous devez d’abord savoir ce qu’est une bonne solution (la cible) avant d’éventuellement accepter un compromis sur une solution dégradée.

4/ Soyez sceptique sur vos opinions quant à la solution. Remettez-les en cause. Prémunissez-vous contre le biais naturel de confirmation en recherchant le désaccord réfléchi pour savoir où vous pourriez avoir tort. Essayez d’approcher les sujets avec deux points de vue différents. Et recherchez des alternatives en cas d’erreur;

5/ La déclinaison de la décision en action. Tant qu’une décision reste sous forme de mots, ce n’est qu’une intention. Convertir la décision en action nécessite de répondre à plusieurs questions : qui doit être informé ? Quelles actions doivent être entreprises ? Qui est responsable des actions ? Et comment spécifier ces actions pour les répartir entre les personnes ?

6/ La prise en compte du feedback + la métrique. Le feedback du terrain permet de tester la validité et l’efficacité du résultat attendu de la décision vs le résultat obtenu. Utilisez une métrique pour mesurer la qualité de la décision.

Maintenant, à vous de jouer !

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